Datenschutzerklärung 

Stand: März 2024 

1. Allgemeines 

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf der Webseite des Bundesverbandes der Pharmaziestudierenden in Deutschland e. V. (BPhD e. V.). Als gemeinnütziger Verein nehmen wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. 

Die nachstehenden Erläuterungen zur Umsetzung der Datenschutzgrundsätze und -bestimmungen gelten für alle Webseiten und Services des BPhD e. V. Es können etwaige Änderungen in den Datenschutzhinweisen aufgrund neuer Vorgaben notwendig sein, weshalb ggf. Anpassungen vorgenommen werden müssen. 

Um Ihre Privatsphäre zu schützen, wenden wir die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Telemediengesetz (TMG), das Telekommunikationsgesetz (TKG) sowie alle weiteren relevanten Datenschutzvorschriften und gesetzliche Vorgaben an.  

Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit Ihre Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt sind. 

Im Folgenden erläutern wir Ihnen unseren datenschutzkonformen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, die beim Besuch unserer Website erhoben werden, sowie den Daten, die wir von unseren Interessierten, Mitgliedern, Redner*innen und Vortragenden oder Kooperationspartnern erhalten und verarbeiten. Auch erteilen wir Ihnen Auskünfte zur Wahrung Ihrer Rechte im Umgang mit Ihren persönlichen Daten.  

Der BPhD e. V. behält sich vor, die Datenschutzhinweise jederzeit zu ändern und neuesten datenschutzrechtlichen Anforderungen und Erkenntnissen anzupassen. 

1. verwendete Begriffe 

im Sinne der EU-DSGVO gemäß §4 bezeichnet folgender Ausdruck: 

1. „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden “betroffene Person”) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. 

1. “Verarbeitung” jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. 

1. “Einschränkung der Verarbeitung” die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken. 

1. “Profiling” jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen. 

1. “Pseudonymisierung” die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden. 

1. “Dateisystem” jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird. 

1. “Verantwortlicher” die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden. 

1. “Auftragsverarbeiter” eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. 

1. “Empfänger” eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung. 

1. “Dritter” eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten. 

1. “Einwilligung” der betroffenen Person jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist. 

1. Verantwortliche 

Verantwortlich gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO: 

Bundesverband der Pharmaziestudierenden in Deutschland e. V. (BPhD e. V.) 

Postfach 4 03 64 

10062 Berlin 

Deutschland 

E-Mail: info@bphd.de 

Datenschutz: 

recht@bphd.de 

1. Verarbeitung personenbezogenener Daten 

Verarbeitungsprozesse / Zweck und Empfänger 

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich der Umsetzung der Angebote des BPhD e. V., die 

der Erfüllung von vorvertraglichen Maßnahmen dienen, 

auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. DSGVO basieren, 

rechtlichen Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO entsprechen, 

einem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dienen oder 

wenn eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegt. 

Ihre Daten können ggf. an folgende Empfänger übermittelt werden: 

Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO (z.B: Rechenzentrum) im Zuge der Auftragsverarbeitung, 

Sonstige Dritte im Rahmen externer Dienstleister, 

Öffentliche Stellen aufgrund rechtlicher Vorschriften, 

Dritte im Zuge von Veröffentlichungen (z.B. in Presseartikeln und Social Media-Beiträgen), 

Dritte (insbesondere Mitglieder und Studierende) zur Kontaktaufnahme zu Fragen bezüglich Berichten, Kassenprüfung, Organisation von Veranstaltungen oder Ähnlichem. 

 

Besuch der BPhD e. V. Website 

In Verbindung mit Ihrem Zugriff auf die BPhD e. V. Website werden allgemeine Informationen (sogenannte Server-Log-Files) automatisch protokolliert. Hierzu gehören: 

• Browsertyp, -sprache und -version, 
• Betriebssystem, 
• Name und zugehörige Verweildauer der aufgerufenen Seiten, 
• Datum und Uhrzeit des Zugangs, 
• Zeitzonendifferenz, 
• Namen heruntergeladener Dateien sowie 
• die Referrer URL (Website von der auf unsere Website zugegriffen wird), 
• Ihre IP (Internet Protocol)-Adresse, 
• Webseite, von der die Anforderung kommt, 

• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), 
• Zugrifsstatus / HTTP-Statuscode, 
• jeweils übertragene Datenmenge 

Die statistische Auswertung der Datensätze erfolgt ausschließlich anonymisiert. Weitere Auswertungen dienen der technischen Optimierung der Website. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen kombiniert. Als Content-Management-Plattform verwenden wir WordPress (open source Automattic Inc.) Wir stützen uns hierbei auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der BPhD e. V. behält sich jedoch eine nachträgliche Prüfung von Protokolldaten vor, falls ein berechtigter Verdacht der rechtswidrigen Nutzung bestehen sollte. 

PJ-Börse 

Über unsere PJ- und Job-Börse bieten wir interessierten Studierenden die Möglichkeit, sich über freie Stellen im Rahmen des Praktischen Jahres oder anderen Stellenangebote zu informieren und auf diese zu bewerben. Für die Erstellung einer solchen Anzeige ist es nötig, dass Sie sich als Nutzer*in registrieren. Dabei wird ein Konto eröffnet, über welches Sie Ihre Anzeige/n erstellen und bearbeiten können. Zur Kontoerstellung benötigen wir zumindest einen Benutzernamen zur Wahrung Ihrer Rechte und um Sie persönlich ansprechen zu können und Ihre E-Mail-Adresse, um ggf. Kontakt zu Ihnen aufnehmen zu können. Alle weiteren Angaben dienen der Beschreibung Ihrer PJ-Stelle. Es ist zusätzlich möglich, eine PDF-Datei Ihrer Stellenanzeige hinzuzufügen. Für den Upload wird ebenfalls die E-Mail-Adresse sowie eine Zuordnungshilfe (Name, Firma, o. ä.) benötigt, damit eine Zuordnung Ihrer PDF-Datei zur Stellenanzeige möglich ist. Im Anschluss betten wir diese PDF-Datei in Ihre erstellte Anzeige ein und veröffentlichen beides auf der Website.  

Sog. Daueranzeigen löschen wir nach zwei Jahren und Last-Minute-Anzeigen spätestens nach einem Jahr, sofern Sie Ihre Anzeige nicht selbstständig verlängern. Konten, die mindestens 4 Jahre inaktiv waren, werden ebenfalls gelöscht. Grundlage der Verarbeitung Ihrer Angaben ist Ihre erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit per E-Mail an recht@bphd.de oder an die genannten Kontaktdaten im Impressum widersprechen. 

E-Mail-Kommunikation/Kontakt-/Trainin Anfragen Formular 

Wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen möchten und das Kontaktformular ausfüllen, benötigen wir Angaben, die es uns ermöglichen, mit Ihnen zu kommunizieren. Diese Angaben umfassen zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse und im Falle des Training Anfrage Formulars den Studienstandort und die anfragende Fachschaft. Ihren Namen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte, Ihre E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme und die Standortdetails um die Durchführung der Trainings vor Ort und entsprechend der finanziellen Zuweisungen des Haushaltsplans zu ermöglichen. Alternativ können Sie sich direkt per E-Mail an uns wenden. Alle Amtsträger*innen gemäß Artikel 8, 9 und 13 der Satzung des BPhD e. V. erreichen Sie unter info@bphd.de. Kontaktdaten der einzelnen Ämter finden Sie ebenfalls auf unserer Website. Je nachdem, welchen Amtsbereich Ihre Kontaktaufnahme betrifft, können Ihre persönlichen Angaben intern an die entsprechenden Amtsträger*innen oder, im Falle des Training Anfrage Formulars, an die möglichen Trainer*innen weitergeleitet werden, um Ihnen eine möglichst zufriedenstellende Antwort zu geben. Wir löschen alle Angaben, wenn der Grund Ihrer Kontaktaufnahme entfällt, Ihr Anliegen bearbeitet und somit keine weitere Kommunikation erforderlich ist und gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen. Wir verarbeiten die Angaben Ihrer Anfrage aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für die Zukunft per E-Mail an recht@bphd.de oder genannten Kontaktdaten im Impressum widersprechen. 

Wir verwenden die Microsoft Software “Outlook” als Plattform zur Kommunikation. Es findet somit eine Weiterleitung der E-Mails auf dieses statt. Wir haben keinen Einfluss darauf, ob und in welcher Art Microsoft Daten speichert und auswertet. Unser Vorgehen bei der E-Mail-Kommunikation stützen wir auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie uns jederzeit telefonisch oder postalisch kontaktieren. Post, die Sie an unser Postfach versenden, gelangt an unseren Partner „Bundesvereinigung Deutscher Apothekerverbände e. V.“ (ABDA) und wird im Anschluss zum*zur Generalsekretär*in weiterversendet.  

Grüne-Hand-Brief 

Sie haben die Möglichkeit sich auf unserer Website oder über entsprechende Links kostenlos in unserem Forum “Grüne-Hand-Brief“ anzumelden. Über dieses Forum besteht die Möglichkeit Posts zu sehen, zu kommentieren und Vorschläge einzureichen. Für die Anmeldung benötigen wir zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Weitere Angaben sind freiwillig. Ihr Name dient der persönlichen Anrede sowie der Durchsetzung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse benötigen wir zur Kontaktaufnahme. Für die Anmeldung zum Forum ist eine Zustimmung zu unseren AGB und den Verhaltensregeln des Forums unerlässlich. Nach Eingabe Ihrer Daten erhalten sie eine Bestätigungsmail, in der Sie einen Bestätigungs-Link vorfinden. Durch Klicken auf diesen willigen Sie ausdrücklich dem Erhalt unserer Services ein (sog. Double-Opt-In). Für den E-Mail-Versand nutzen wir Postman (Postman, Inc.
Attn: Legal 201 Mission Street, Suite 2375 San Francisco, CA 94105), welches E-Mails via SMTP-STARTTLS versendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Angaben ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Angaben ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 

Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Abonnieren von Services und Newslettern 

Sie haben die Möglichkeit auf unserer Website oder über entsprechende Links kostenlos verschiedene Newsletter und Services zu abonnieren. Dazu gehören wöchentliche Newsletter über das Vereinsgeschehen (“Wöchentliche Infusion”, „Wöchentliche Injektion“), unsere Pressemitteilungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Angaben ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für die Anmeldung bzw. den Versand von den genannten Angeboten benötigen wir zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Weitere Angaben sind freiwillig. Ihr Name dient der persönlichen Anrede sowie der Durchsetzung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse benötigen wir zur Kontaktaufnahme. Nach Eingabe Ihrer Daten erhalten sie eine Bestätigungsmail, in der Sie einen Bestätigungs-Link vorfinden. Durch Klicken auf diesen willigen Sie ausdrücklich dem Erhalt unserer Services ein (sog. Double-Opt-In). Für diesen Versand und die Verwaltung der Kontaktdaten nutzen wir Mailchimp als Angebot von The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon AVE NE, Suite 5000, Atlanta, GA30308 USA. Dieses Tool bietet uns ebenfalls die Möglichkeit, nachzuvollziehen, ob und wann eine von uns verschickte E-Mail dieser abonnierten Services geöffnet wurde und welche enthaltenen Links angeklickt wurden. Dies ermöglicht uns eine Auswertung unserer Newsletter. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck des Newsletter-Versands bzw. des Versands der abonnierten Services und zur Optimierung unserer Angebote entsprechend Ihrer Interessen. 

Sie können Ihre Einwilligung zum Newsletter-Versand jederzeit widerrufen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. Ebenso können Sie auf den eingebetteten Link am Ende jedes Newsletters oder jeder erhaltenen Mail der abonnierten Services klicken und somit Ihre Einwilligung zurückziehen. Ihre personenbezogenen Daten werden nach Widerruf gelöscht, solange der Löschung keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. 

Verteilerlisten 

Im Zuge von Veranstaltungen, Mitgliedschaften und ähnlichem, können von uns Verteilerlisten eingerichtet werden, um Ihnen als Teil einer größeren Gruppe zweckgebundene Informationen entsprechend Ihres Verhältnisses zu uns (Mitglied, Veranstaltungsteilnehmende*r, Trainer*in, Contact Person, Mitglied Arbeitsgemeinschaften, Local Exchange Officer, Alumni, etc.) per E-Mail schicken zu können. Mitglieder einer Verteilerliste können keine Daten über andere Mitglieder einsehen und dennoch alle Mitglieder kontaktieren. Das Versenden von Werbeinhalten oder Newslettern über diese Verteilerlisten ist ausgeschlossen und bedarf einer gesonderten Einwilligung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Teilnahme an WhatsApp-Gruppen  

Für die meisten unserer Veranstaltungen bieten wir freiwillige WhatsApp-Gruppen an, um unseren Mitgliedern eine Plattform für den Austausch von Informationen und Diskussionen bereitzustellen. Wenn Sie sich entscheiden, dieser Gruppe beizutreten, beachten Sie bitte, dass WhatsApp eigene Datenschutzrichtlinien hat und personenbezogene Daten gemäß diesen Richtlinien erfasst und verarbeitet werden können. Bitte lesen Sie die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp, um weitere Informationen zu erhalten. 

Durch die Teilnahme an unserer WhatsApp-Gruppe stimmen Sie zu, dass Ihre Telefonnummer und andere Informationen, die Sie möglicherweise in Ihrem WhatsApp-Profil angegeben haben, von anderen Gruppenmitgliedern gesehen werden können. Bitte beachten Sie, dass wir keine Kontrolle über die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp haben und empfehlen, deren Datenschutzrichtlinie unter folgendem Link zu konsultieren, um weitere Informationen zu erhalten. 

https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea?lang=de 

Der BPhD e. V. trägt keine Haftung für in den Gruppen geteilte Inhalte. 

Veranstaltungen / Tagungen 

Im Zuge der Anmeldung, Organisation und Durchführung unserer Veranstaltungen verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen. 

Auf unseren Veranstaltungen werden Film- Bild- und Tonmaterial aufgenommen, welche auf Social-Media Kanälen, in Artikeln der Fachpresse, Pressemitteilungen oder auf unserer Website veröffentlicht werden kann und den Teilnehmenden der Veranstaltung im Nachgang zur Verfügung gestellt wird. Hinweise hierzu entnehmen Sie den Aushängen auf den Veranstaltungen. 

 

Online-Veranstaltungen 

Bestimmte Vortragsreihen, Diskussionen und Workshops werden vom BPhD e. V. online mittels Zoom (Zoom Video Communications, Inc.), durchgeführt. Für einige Veranstaltungen gibt es eine begrenzte Zahl an möglichen Teilnehmenden, wodurch Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Namen über ein Formular anmelden müssen. Ihren Namen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse zur Zusendung des Links zum Zoom-Meeting. 

Wir löschen alle Angaben nach der Veranstaltung, sofern keine gesetzlichen Anforderungen einer Löschung entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre Angaben aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

WorkshopWeekend, PharmaWeekend 

Als teilnehmende Person an präsenten Weiterbildungswochenenden erheben wir folgende Daten von Ihnen: 

• Name 
• Pronomen 
• E-Mail-Adresse 
• Geschlecht 
• Alter 
• Ernährungsgewohnheiten 
• Anreiseinformationen 
• Studienabschnitt 

• Studienstandort 
• Der Besitz eines Deutschlandtickets zum Zeitpunkt der Veranstaltung 

Ihren Namen und Pronomen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme. Für eine leichtere Kommunikation wird eine Verteilerliste aller Teilnehmenden erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt „Verteilerlisten“. Ihr Geschlecht benötigen wir für die Einteilung der Schlafplätze, z.B. in Jugendherbergen. Ihr Alter wird dann abgefragt, wenn bestimmte Kosten altersbezogen sind. Dies Betrifft z.B. Nahverkehrstickets, die über den BPhD e. V. als Veranstalter gestellt werden oder die Unterkunftskosten in Jugendherbergen. Die Hinweise zu Ihrer Anreise ermöglichen es uns, Ihnen genaue Wegbeschreibungen zu senden oder Helfende an z. B. Bahnhöfen zu platzieren, um Sie beispielsweise abzuholen oder Ihnen Nahverkehrstickets auszuhändigen. Ihre Ernährungsgewohnheiten werden verwendet, um für Sie passende Verpflegung zur Verfügung zu stellen.  

Die Übernachtungen zu “WorkshopWeekends” und “PharmaWeekends” finden für gewöhnlich in Jugendherbergen, Hostels oder Hotels statt, denen wir Ihren Namen und ggf. Geschlecht und Ernährungsgewohnheiten weiterleiten müssen, um Reservierungen vorzunehmen. PharmaWeekends werden von ordentlichen Mitgliedern (Fachschaften) des BPhD e. V.  ausgerichtet. Deshalb wird zur genaueren Planung der Räumlichkeiten, Zuordnung zu einzelnen Workshops oder Vorträgen, Planung von Verpflegung und Organisation von Rahmenprogramm eine Liste aller Teilnehmenden (enthält Name, Fachschaft, Ernährungsgewohnheiten, Ankunftsinformationen, Geschlecht) an die für die Organisation der Veranstaltung verantwortlichen Personen des ordentlichen Mitglieds weitergeleitet. Diese Organisationsteams verwenden diese Daten ausschließlich im Sinne dieser Datenschutzerklärung. 

Jede*r Teilnehmende erhält einen personalisierten Teilnahmeausweis, um zuordnen zu können, wer zur Veranstaltung gehört. Auf diesem ist Ihr Name, Pronomen und die Verbindung zum Verein (z.B. Status der Mitgliedschaft oder zugehörige Fachschaft) vermerkt. 

Wir löschen alle Angaben aus Ihrer Anmeldung nach der Veranstaltung, sofern keine gesetzlichen Anforderungen einer Löschung entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre Angaben aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Persönliche Treffen der Contactpersons (pCPs) und Treffen von Arbeitsgemeinschaften (AG-Treffen) 

Amtsträger*innen können, beispielsweise im Rahmen einer AG, persönliche Treffen organisieren.  

Als teilnehmende Person an pCPs oder AG-Treffen erheben wir folgende Daten von Ihnen: 

• Name 
• Pronomen 
• E-Mail-Adresse 
• Geschlecht 
• Alter 
• Ernährungsgewohnheiten 
• Anreiseinformationen 
• Studienabschnitt 
• Studienstandort 
• Der Besitz eines Deutschlandtickets zum Zeitpunkt der Veranstaltung 

Ihren Namen und Pronomen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme. Für eine leichtere Kommunikation kann eine Verteilerliste aller Teilnehmenden erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt „Verteilerlisten“. Ihr Geschlecht benötigen wir für die Einteilung der Schlafplätze, z.B. in Jugendherbergen. Ihr Alter wird dann abgefragt, wenn bestimmte Kosten altersbezogen sind. Dies Betrifft z.B. Nahverkehrstickets, die über den BPhD e. V. als Veranstalter gestellt werden oder die Unterkunftskosten in Jugendherbergen. Die Hinweise zu Ihrer Anreise ermöglichen es uns, Ihnen genaue Wegbeschreibungen zu senden oder Ihre Abholung zu organisieren. Ihre Ernährungsgewohnheiten werden verwendet, um für Sie passende Verpflegung zur Verfügung zu stellen.  

Ihre Angaben werden nach der Veranstaltung gelöscht, sofern dem keine gesetzlichen Anforderungen entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre Angaben aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Bundesverbandstagung (BVT) 

Als Verein veranstaltet der BPhD e. V. zweimal im Jahr Delegiertenversammlungen (sog. Bundesverbandstagungen – kurz BVTs). Als teilnehmende Person erheben wir folgende Daten von Ihnen: 

• Name 
• Pronomen 
• E-Mail-Adresse 
• Geschlecht 
• Alter 
• Verbindung zum Verein (Delegierte*r, außerordentliches Mitglied, Gast, etc.) 
• Teilnahmestatus (online, präsenz) 
• Studienstandort 
• Studienabschnitt 
• Immatrikulationsbescheinigung (wenn Sie immatrikuliert sind) 
• Ernährungsgewohnheiten 
• Anreiseinformationen 
• Der Besitz eines Deutschlandtickets zum Zeitpunkt der Veranstaltung 

Ihren Namen und Pronomen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme und Verbreitung von Informationen zur Veranstaltung. Über die Verbindung zum Verein können wir hauptverantwortliche Personen jeder Fachschaft identifizieren, ggf. Rückfragen spezifisch mit diesen absprechen und Antrags- und Rederecht auf der Veranstaltung richtig zuweisen. Für eine leichtere Kommunikation wird eine Verteilerliste aller Teilnehmenden erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt „Verteilerlisten“. Ihr Geschlecht benötigen wir ggf. für die Einteilung der Schlafplätze, z.B. in Jugendherbergen. Ihre Ernährungsgewohnheiten werden verwendet, um für Sie passende Verpflegung zur Verfügung zu stellen. Die Hinweise zu Ihrer Anreise ermöglichen es uns, Ihnen genaue Wegbeschreibungen zu senden oder Helfende an z. B. Bahnhöfen zu platzieren, um Sie beispielsweise abzuholen oder Ihnen Nahverkehrstickets auszuhändigen. Ihr Alter wird dann abgefragt, wenn bestimmte Kosten altersbezogen sind. Dies Betrifft z.B. Nahverkehrstickets, die über den BPhD e. V. als Veranstalter gestellt werden oder die Unterkunftskosten in Jugendherbergen. Der Studienabschnitt wird abgefragt, um das Programm inhaltlich entsprechend auszugestalten. Um die Teilnahme und Anwesenheit während der Veranstaltung nachvollziehen zu können und im Anschluss an diese Teilnahmezertifikate ausstellen zu können (siehe Punkt Teilnahmezertifikate), gibt es eine Liste, in der Sie Ihren Namen, Studienstandort, Studierendenstatus und Ihre Anwesenheit mit einer Unterschrift bestätigen. Die Liste ist für die anderen Teilnehmenden einsehbar.  

Die Liste wird bis zur Fertigstellung und Versenden der Teilnahmebestätigungen aufgehoben. 

BVTs werden in der Regel von ordentlichen Mitgliedern des BPhD e. V. ausgerichtet. Deshalb wird zur genaueren Planung der Räumlichkeiten, Zuordnung zu einzelnen Workshops oder Vorträgen, Planung von Verpflegung und Organisation von Rahmenprogramm eine Liste aller Teilnehmenden (enthält Name, Verbindung zum Verein, Studienstandort, Ernährungsgewohnheiten, Anreiseinformationen) an die für die Organisation der Veranstaltung Verantwortlichen des Mitglieds weitergeleitet. Diese Organisationsteams verwenden diese Daten ausschließlich im Sinne dieser Datenschutzerklärung. 

Jede*r Teilnehmende erhält einen personalisierten Teilnahmeausweis, um zuordnen zu können, wer zur Veranstaltung gehört. Auf diesem ist Ihr Name, Pronomen und die Verbindung zum Verein (z.B. Status der Mitgliedschaft oder zugehörige Fachschaft) vermerkt. Des Weiteren wird Ihnen für die Veranstaltung eine Redenummer zugeordnet. Eine entsprechende Namensliste aller Teilnehmenden mit zugehörigen Redenummern wird allen Teilnehmenden über einen OpenSlides-Server (Software der Intevation GmbH Neuer Graben 17 D-49074 Osnabrück) zur Verfügung gestellt. Während der Veranstaltung wird über diese Plattform mit diesen Nummern und Ihrem Namen eine im Veranstaltungsraum für alle sichtbare Rednerliste geführt. Um auf diesen Server Zugriff zu erhalten und dort selbständig Anträge einreichen, Dokumente lesen und ggf. Ihr Stimmrecht nutzen zu können, wird für Sie ein Account erstellt, welcher Ihre angegebene E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Verbindung zum Verein, ggf. Ihren Studienstandort, ihren Teilnahmestatus (online, präsenz) sowie Informationen über Ihr Rederecht enthält. Die Zugangsdaten erhalten Sie an die angegebene E-Mail-Adresse. 

Wir löschen alle Angaben und Ihren OpenSlides-Account nach der Veranstaltung, sofern keine gesetzlichen Anforderungen einer Löschung entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre Angaben aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Die Plenumszeiten einer BVT und zuvor stattfindende Vorbesprechungen werden protokolliert. Redebeiträge werden mit Namen und Verbindung zum Verein dokumentiert. Hierbei stützen wir uns auf unser berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 

Während einer BVT findet immer ein Fortbildungsprogramm in Form eines Workshops statt. Um sich für dieses Anmelden zu können ist es nötig sich einen Account auf der Website des BPhD e. V. anzulegen. Für die Anmeldung benötigen wir zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Weitere Angaben sind freiwillig. Ihr Name dient der persönlichen Anrede sowie der Durchsetzung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse benötigen wir zur Kontaktaufnahme. Nach Eingabe Ihrer Daten erhalten sie eine Bestätigungsmail, in der Sie einen Bestätigungs-Link vorfinden. Durch Klicken auf diesen willigen Sie ausdrücklich dem Erhalt unserer Services ein (sog. Double-Opt-In). Für den E-Mail-Versand nutzen wir Postman (Postman, Inc. Attn: Legal 201 Mission Street, Suite 2375 San Francisco, CA 94105), welches E-Mails via SMTP-STARTTLS versendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Angaben ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 

Teilnahmezertifikate 

Im Anschluss an von Ihnen besuchte Veranstaltungen können wir Teilnahmezertifikate ausstellen. Im Gegenzug verlangt der BPhD e. V. Feedback zur Veranstaltung über eine Umfrage mittels Microsoft Forms (Microsoft Corporation). Um nachvollziehen zu können, welche Teilnehmenden diese Umfrage ausgefüllt haben, erheben wir dort nochmals Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, die mit Anmeldungs- und Teilnahmelisten der Veranstaltungen verglichen werden. Das erstellte Zertifikat mit Ihrem Namen erhalten Sie im Anschluss an Ihre angegebene E-Mail-Adresse. Die Auswertung und Speicherung der Umfrageergebnisse erfolgten ausschließlich anonymisiert, sodass keine Rückschlüsse auf Aussagen einzelner Personen möglich sind. 

Nach Erstellung und Versendung der Zertifikate und Auswertung der Umfrage werden Ihre Angaben gelöscht, sofern keine gesetzlichen Anforderungen einer Löschung entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre Angaben aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Verantwortliche der Organisation einer Veranstaltung (Organisationsteams) 

Für die Zusammenarbeit mit organisierenden Mitgliedern (Fachschaften) des BPhD e. V. erheben wir Informationen der für die Organisation der Veranstaltung verantwortlichen Personen und Helfenden vor Ort. Hierbei wird Ihr Name, Pronomen E-Mail-Adresse sowie Ihre Telefonnummer erhoben. Ihren Namen und Pronomen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer zur Kontaktaufnahme. Sie erhalten ebenfalls einen personalisierten Teilnahmeausweis mit Ihrem Namen, Pronomen und Funktion in der Organisation der Veranstaltung  

Wir löschen alle Angaben nach der Veranstaltung, sofern keine gesetzlichen Anforderungen einer Löschung entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre Angaben aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Messe- und Kongresstickets 

Für bestimmte Veranstaltungen können der BPhD e. V. oder Studierende kostenlose Tickets erhalten. Zum Erhalt eines solchen Tickets werden Name, E-Mail-Adresse, Verbindung zum Verein (Studierendenstatus außerordentliches Mitglied, o.ä.) abgefragt. Ihr Name wird zur Personalisierung des Tickets sowie zur persönlichen Anrede und Wahrung Ihrer Rechte benötigt. Die Kontaktaufnahme und Zusendung des Tickets finden über Ihre E-Mail-Adresse statt. Ihre Verbindung zum Verein muss abgefragt werden, da es für bestimmte Veranstaltungen nur für bestimmte Personengruppen kostenfreie Tickets zu erhalten gibt. Im Zuge der Ticketerstellung muss Ihr Name und Studienstatus dem Veranstalter übermittelt werden. Wir löschen alle Angaben nach Abschluss der Anmeldephase. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Vorstandswahlen / Vorstandsarbeit 

Nach Geschäfts- und Versammlungsordnung des BPhD e. V. § 21 Abs. (1) bedarf es im Regelfall einer schriftlichen Bewerbung, um sich als Kandidat*in auf ein Vorstandsamt zu bewerben. Hierfür stellen wir ein entsprechendes Formular zur Verfügung, welches von Ihnen ausgefüllt auf unserem OpenSlides-Server hochgeladen wird, auf den alle Mitglieder und Amtsträger des BPhD e. V., ferner auch alle Teilnehmenden der entsprechenden BVT Zugriff haben. Neben Ihrem Namen, Studienstandort und Studienabschnitt, bitten wir Sie weitere Informationen über Ihre Person preiszugeben, damit sich Teilnehmende einen Eindruck über Sie bilden können. Nach der Veranstaltung wird Ihre Bewerbung gelöscht. 

Die Wahl Ihrer Person erfolgt ebenfalls über unseren OpenSlides-Server und für Teilnehmende sind somit Ihr Name, Ihre Verbindung zum Verein, ggf. Ihr Studienstandort, ihr Teilnahmestatus (online, präsenz) sowie Informationen über Ihr Rederecht sichtbar. 

Sobald Sie gewählt wurden, werden folgende Daten über sie erfasst: 

• Name 
• Geburtsdatum 
• Adresse 
• Telefonnummer 
• Private E-Mail-Adresse 

• Studienstandort 

Ihr Name und ein Bild wird auf unserer Website veröffentlicht, um Sie als Amtsträger*in vorzustellen. Ihr Name und Amt können als Amtsträger*in an alle Apothekerkammern, Apothekerverbände, ADKA, DPhG und ADEXA weitergegeben und in Artikeln des GHBs, auf Social-Media, auf unserer Website, in unseren Newslettern und in sonstigen Presseartikeln genannt werden. Aufnahmen von und mit Ihnen auf Veranstaltungen, die Sie im Kontext des BPhD e. V. besuchen, können auf der Website, Social-Media-Kanälen, in Presseartikeln oder auf sonstigen Plattformen veröffentlicht werden. 

Als Amtsträger*in können Sie von unseren Partnern kostenfrei Zeitschriften (z. B. DAZ, PZ) und Zugriff auf Plattformen (z. B. pharma4u, PharmaNavi) erhalten. Für diese Angebote und um Tickets für Kongresse oder ähnliches zu bestellen, ist es notwendig, Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) an die AVOXA – Mediengruppe Deutscher Apotheker GmbH, den Deutschen Apotheker Verlag Dr. Roland Schmiedel GmbH & Co. KG und die pharma4u GmbH weiterzugeben.  

Name, Anschrift, Geburtsdatum und Amt von Mitgliedern des geschäftsführenden Vorstandes müssen notariell beglaubigt dem Amtsgericht Berlin Charlottenburg zur Amtsregistereintragung vorgelegt und eingetragen werden. Die Adresse des*der Generalsekretärs*in wird im Impressum des BPhD e. V. öffentlich hinterlegt. Name, Telefonnummer und Amt dieser Personen werden ebenfalls im Lobbyregister des Deutschen Bundestags hinterlegt und veröffentlicht. 

Im Lobbyregister des Deutschen Bundestag werden ebenfalls die Namen der Beauftragten veröffentlicht, die Interessensvertretung unmittelbar ausüben. Im Regelfall sind dies folgende: 

• Beauftragte*r für Qualitätsmanagement 
• Beauftragte*r für Lehre und Studium 
• Beauftragte*r für PJ und Beruf 
• Beauftragte*r für Gesundheitspolitik 
• Beauftragte*r für Interprofessionelles 
• Beauftragte*r für Public Health 
• Beauftragte*r für Fort- und Weiterbildung 
• Beauftragte*r für Pressearbeit 

 

Um auf Delegiertenversammlungen und anderen Veranstaltungen Amtsträger kenntlich und leicht ansprechbar zu machen, erhalten diese Kleidungsstücke mit Ihrem Namen und Amt. Bei Bedarf erhalten Amtsträger zudem Visitenkarten mit Ihren Kontaktdaten. Hierfür ist eine Weitergabe der Namen und Ämter an entsprechende Druckereien notwendig. Für die interne Nutzung von Microsoft wird in einem bereits bestehenden Konto Ihr Name hinterlegt, damit die technischen Voraussetzungen für die Ausübung und Zuordnung Ihres Amtes gegeben sind. 

Auf Wunsch kann von dem*der Präsident*in ein Arbeitszeugnis mit Name, Geburtsdatum und Amt ausgestellt werden. Diese werden gespeichert, um ggf. eine weitere Kopie aushändigen zu können. 

Nach Beendigung Ihrer Amtszeit wird Ihr Name in Kombination mit Ihrem ehemaligen Amt und ihrer Amtszeit auf einer Liste der ehemaligen Amtsträger*innen auf unserer Website veröffentlicht. Alle weiteren Daten werden nach Beendigung der Amtszeit gelöscht, sofern gesetzliche Anforderungen oder ein berechtigtes Interesse zur Fortsetzung der Vereinshistorie und der Vereinsarbeit einer Löschung nicht entgegenstehen. 

Wir verarbeiten ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden.  

Für eine interne Vereinshistorie wird Ihr Name und Ihr ehemaliges Amt auch über Ihre Amtszeit hinaus basierend auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert.  

Supportpersons 

Um den Vorstand zu entlasten können gemäß Artikel 10 Absatz 4 der Vereinssatzung Supportpersonen durch das Präsidium eingesetzt werden. Im Fall einer schriftlichen Bewerbung wird diese mit dem Vorstandsteam des BPhD e. V. geteilt. 

Sobald Sie gewählt wurden, werden folgende Daten über sie erfasst: 

• Name 
• Geburtsdatum 
• Adresse 
• Telefonnummer 
• Private E-Mail-Adresse 
• Studienstandort 

Ihr Name kann auf unserer Website veröffentlicht werden, um Sie als Unterstützer*in des Vorstands des BPhD e. V. vorzustellen. Ihr Name und Amt können als Amtsträger*in an die Mitglieder des BPhD e. V. weitergegeben und in Artikeln des GHBs, auf Social-Media, auf unserer Website, in unseren Newslettern und in sonstigen Presseartikeln genannt werden. Aufnahmen von und mit Ihnen auf Veranstaltungen, die Sie im Kontext des BPhD e. V. besuchen, können auf der Website, Social-Media-Kanälen, in Presseartikeln oder auf sonstigen Plattformen veröffentlicht werden. 

Auf Wunsch kann von dem*der Präsident*in ein Arbeitszeugnis mit Name, Geburtsdatum und Amt ausgestellt werden. Diese werden gespeichert, um ggf. eine weitere Kopie aushändigen zu können. 

Nach Beendigung Ihrer Amtszeit wird Ihr Name in Kombination mit Ihrem ehemaligen Amt und ihrer Amtszeit auf einer Liste der ehemaligen Amtsträger*innen vereinsintern für eine Historie gespeichert. Alle weiteren Daten werden nach Beendigung der Amtszeit gelöscht, sofern gesetzliche Anforderungen oder ein berechtigtes Interesse zur Fortsetzung der Vereinshistorie und der Vereinsarbeit einer Löschung nicht entgegenstehen. 

Wir verarbeiten ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden.  

Für eine interne Vereinshistorie wird Ihr Name und Ihr ehemaliges Amt auch über Ihre Amtszeit hinaus basierend auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert.  

Auslandsstipendien und Erfahrungsberichte 

SEP 

Das Student Exchange Programme (SEP) ist ein Projekt von IPSF (International Pharmaceutical Students’ Federation). Der oder die Student Exchange Officer des BPhD e. V. (SEO) bildet lediglich das Bindeglied zwischen beiden Organisationen für dieses Projekt. Aus diesem Grund werden Daten von beiden Verbänden erhoben. Wir klären hier über die Verarbeitung der Daten auf, die vom BPhD e. V. erhoben werden. Über die Erhebung und Verarbeitung weiterer Daten über die IPSF-eigene Plattform können wir keine Aussage treffen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an IPSF oder informieren Sie sich auf www.ipsf.org.  

Die Einreichung der Bewerbung auf einen Platz im SEP findet über den BPhD e. V. statt. Im Bewerbungsformular erheben wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Ihren Namen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme. Des Weiteren benötigen wir zur Zuordnung Ihrer Person Angaben über Ihren Studienabschnitt und -standort sowie ein Motivationsschreiben. Ihre Bewerbung wird anonymisiert an die Arbeitsgemeinschaft des oder der SEO weitergegeben. Diese entscheidet über die Annahme der Bewerbung. Ab diesem Zeitpunkt läuft der restliche Bewerbungsprozess über IPSF. 

Für eine (anteilige) Erstattung Ihres Teilnahmebeitrags stellen Sie uns nach Ihrem Auslandsaufenthalt einen Erfahrungsbericht zur Verfügung (genauere Informationen dazu siehe Abschnitt „Erfahrungsberichte“). Für die Erstattung benötigen wir Ihre Kontodaten (IBAN, Name des*der Kontoinhabenden). 

Wir löschen Ihre Angaben (abgesehen vom Erfahrungsbericht, genauere Informationen siehe Abschnitt „Erfahrungsberichte“) nach Ihrem absolvierten SEP, sofern gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Erfahrungsberichte 

Als BPhD e. V. sind wir auf Berichte von Studierenden angewiesen, die ihre Erfahrungen über studienrelevante Auslandsaufenthalte mit anderen Studierenden teilen wollen. Aus diesem Grund sammeln wir Ihre freiwillig eingereichten Erfahrungsberichte, die wir auf unserer Website im Auslands-Bereich veröffentlichen. Hierbei speichern wir intern zu Ihrem Bericht zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Ihren Namen benötigen wir zur persönlichen Anrede sowie Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme. Diese Angaben werden nicht zwingend auf unserer Website veröffentlicht. Sie entscheiden selbst, welche Informationen Sie über sich in Ihrem Bericht zur Verfügung stellen. Sofern Sie einwilligen, können einzelne Berichte auch im GHB oder auf anderen Plattformen oder Kanälen des BPhD e. V. veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung Ihres Berichtes und die Speicherung Ihrer Kontaktdaten erfolgt aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Sofern Sie dies gestatten, geben wir Ihre Kontaktdaten (Name und E-Mail-Adresse) an interessierte Studierende auf Nachfrage weiter, damit diese Ihnen persönlich Nachfragen zu Ihrem Auslandsaufenthalt stellen können. Auch für diese Verarbeitung Ihrer Daten bildet Ihre erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. 

EPSA und IPSF Kongressanmeldungen 

Sowohl EPSA (European Pharmaceutical Students‘ Association) als auch IPSF (International Pharmaceutical Students‘ Federation) veranstalten verschiedene Kongresse, zu denen sich Studierende an deutschen Universitäten anmelden können. Die grundsätzliche Anmeldung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt über EPSA und IPSF. Der*die EPSA LS des BPhD e. V. bildet lediglich das Bindeglied zu EPSA und der*die IPSF CP des BPhD e. V. lediglich das Bindeglied zu IPSF. Aus diesem Grund werden Daten von beiden Verbänden erhoben. Wir klären hier über die Verarbeitung der Daten auf, die vom BPhD e. V. erhoben werden. Über die Erhebung und Verarbeitung weiterer Daten über die EPSA und IPSF eigenen Plattformen können wir keine Aussage treffen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an EPSA und IPSF oder informieren Sie sich auf www.epsa-online.org und www.ipsf.org. 

Für die jeweiligen Veranstaltungen ist der*die jeweilig verantwortliche Amtsträger*in des BPhD e. V. durch EPSA oder IPSF angehalten zu überprüfen, ob Sie als angemeldete Person in Deutschland studieren und damit korrekt angemeldet sind. Dazu fragen wir von Ihnen in einem Formular Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer ab und bitten Sie, per E-Mail eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung einzureichen. Ihren Namen benötigen wir zur Zuordnung Ihrer Person zu einer entsprechenden Anmeldung sowie zur persönlichen Anrede und Wahrung Ihrer Rechte. Über Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer erfolgt eine Kontaktaufnahme und Absprachen zur Organisation der deutschen Delegation auf entsprechenden Veranstaltungen. Über Ihre Immatrikulationsbescheinigung kontrollieren wir Ihre Zugehörigkeit zu einer deutschen Universität.  

Wir löschen Ihre Angaben nach dem Kongress, soweit gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre Daten aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

IPSF und EPSA Kongressstipendium/ Projektstipendien 

Zu oben beschriebenen EPSA und IPFS Kongressen vergibt der BPhD e. V. Stipendien und übernimmt anteilig anfallende Kosten. Hierfür müssen Sie sich, über ein Formular auf der Plattform Microsoft Forms, bewerben. Im Bewerbungsformular erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer sowie Ihren Studienstandort. Ihren Namen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer zur Kontaktaufnahme. Ihr Studienstandort dient zur Ermittlung der Teilnahmeberechtigung. In weiteren Fragen bitten wir Sie weitere Informationen über Ihre Person preiszugeben, um einen Eindruck über Sie gewinnen zu können und Ihre Motivation der Bewerbung nachvollziehen zu können. In Lebenslauf inkl. Name und E-Mail-Adresse bitten wir Sie weitere Informationen über Ihre Person preiszugeben, damit sich Teilnehmende einen Eindruck über Sie bilden können. Eine Immatrikulationsbescheinigung benötigen wir ggf., um validieren zu können, dass Sie an einer deutschen Universität studieren und sich auf ein solches Stipendium bewerben dürfen. Vorstandsintern wird anonymisiert über die Vergabe des Stipendiums abgestimmt. Sollten Sie ein Stipendium erhalten, werden Sie per E-Mail oder telefonisch informiert. Hierfür benötigen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer.  

Wir löschen Ihre Angaben nach dem Kongress, soweit gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre Daten aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Dieser Prozess kann auch auf Stipendien angewendet werden, die nicht regelmäßig vergeben werden. 

Mitgliedschaften 

Ordentliche Mitglieder – Contact Persons 

Die Kommunikation zwischen dem BPhD e. V. und dessen ordentlichen Mitgliedern übernehmen sogenannte Contact Persons (CPs). Als CP erheben wir von Ihnen Namen, eine E-Mail-Adresse, den Studienstandort und die Telefonnummer. Ihren Namen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer zur Kontaktaufnahme. Ihr Studienstandort ist für die Zuordnung zu einem ordentlichen Mitglied notwendig.  

Um unsere CPs leichter gleichzeitig informieren zu können, wird Ihre E-Mail-Adresse entweder durch Sie über einen entsprechenden Link oder durch das Amt für Internes einer Verteilerliste hinzugefügt. Genauere Informationen finden Sie unter dem Punkt „Verteilerlisten“.  

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur an Contact Persons anderer Mitglieder sowie Amtsinhaber*innen des Vereins, wenn Sie dieser Weitergabe explizit zugestimmt haben. Anderweitig werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergegeben. 

Wir löschen alle Angaben, sobald Sie nicht mehr als Contact Person fungieren und gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen. Wir verarbeiten die Angaben aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Local Exchange Officer (LEO) 

Die Kommunikation zwischen dem BPhD e. V. und Incommings and Outgoings übernehmen sogenannte Local Exchange Officers (LEOs). Als LEO erheben wir von Ihnen Namen, eine E-Mail-Adresse, den Studienstandort und die Telefonnummer. Ihren Namen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer zur Kontaktaufnahme. Ihr Studienstandort ist für die Zuordnung zu einem ordentlichen Mitglied notwendig.  

Um unsere LEOs leichter gleichzeitig informieren zu können, wird Ihre E-Mail-Adresse entweder durch Sie über einen entsprechenden Link oder durch den Student Exchange Officer einer Verteilerliste hinzugefügt. Genauere Informationen finden Sie unter dem Punkt „Verteilerlisten“.  

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur an Local Exchange Officers anderer Mitglieder sowie Amtsinhaber*innen des Vereins, wenn Sie dieser Weitergabe explizit zugestimmt haben. Anderweitig werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergegeben. 

Wir löschen alle Angaben, sobald Sie nicht mehr als Local Exchange Officer fungieren und gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen. Wir verarbeiten die Angaben aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Außerordentliche Mitglieder (AoMs) 

Das Formular zur Beantragung einer außerordentlichen Mitgliedschaft finden Sie auf unserer Website und können Sie per E-Mail oder postalisch an uns senden. Für die Bearbeitung Ihres Antrags und Aufnahme als außerordentliches Mitglied des BPhD e. V. erfassen wir folgende Daten von Ihnen: 

• Namen 
• Geburtstag 
• Adresse 
• E-Mail-Adresse 
• Ausbildung 
• Datum des zweiten Staatsexamens 
• Zeugnis des zweiten Staatsexamens (zumindest Name, Ausstellungsdatum und Standort sichtbar) 
• ggf. Bankverbindung 

Ihren Namen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme. Da satzungsgemäß die Voraussetzung einer außerordentlichen Mitgliedschaft das bestandene zweite Staatsexamen im Studienfach Pharmazie ist und eine Mitgliedschaft bis maximal 4 Jahre nach Bestehen dieses möglich ist, fordern wir ebenfalls eine Kopie des entsprechenden Zeugnisses an. Nach Abstimmung über die Aufnahme im Präsidium wird das Zeugnis des zweiten Staatsexamens gelöscht und lediglich ihr Antragsformular entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt. Weitere Angaben sind freiwillig und ermöglichen uns eine bessere Zuordnung Ihrer Person. Insofern ein Lastschriftmandat gewünscht ist, benötigen wir ebenfalls Ihre Bankverbindung und eine Unterschrift. Eine Weitergabe dieser Daten erfolgt dann an die Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG. 

Nach Bewilligung Ihres Antrages durch das Präsidium fügen wir Ihre E-Mail-Adresse einer Verteilerliste hinzu. Genauere Informationen finden Sie oben unter dem Punkt „Verteilerlisten“. Des Weiteren wird mit angegebener E-Mail-Adresse ein OpenSlides-Konto für Sie angelegt und Ihnen entsprechende Zugangsdaten per E-Mail zugeschickt. Dieses Konto ermöglicht Ihnen die Ausübung Ihrer Mitgliedsrechte (z.B. Einreichung von Anträgen) und Teilnahme an Delegiertenversammlungen. Weitere Informationen zu OpenSlides finden Sie unter dem Abschnitt „Bundesverbandstagung“) 

Wir löschen Ihre Angaben nach Beendigung der Mitgliedschaft sofern gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen und Ihre Mitgliedschaft zu den satzungsgemäßen Fristen kündigen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Fördermitglieder 

Das Formular zur Beantragung einer Fördermitgliedschaft finden Sie auf unserer Website und können Sie per E-Mail oder postalisch an uns senden. Für die Bearbeitung Ihres Antrags und Aufnahme als Fördermitglied des BPhD e. V. erfassen wir folgende Daten von Ihnen: 

• Namen 
• Geburtstag 
• Adresse 
• E-Mail-Adresse 

• Ausbildung 
• ggf. Bankverbindung 

Ihren Namen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme. Weitere Angaben sind freiwillig und ermöglichen uns eine bessere Zuordnung Ihrer Person. Insofern ein Lastschriftmandat gewünscht ist, benötigen wir ebenfalls Ihre Bankverbindung und eine Unterschrift. Eine Weitergabe dieser Daten erfolgt dann an die Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG.  

Wir löschen Ihre Angaben nach Beendigung der Mitgliedschaft sofern gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen. Wir verarbeiten ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen und Ihre Mitgliedschaft zu den satzungsgemäßen Fristen kündigen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Ehrenmitglieder 

Wenn Sie durch eine Delegiertenversammlung als Ehrenmitglied gewählt wurden, speichern wir von Ihnen ebenfalls Ihren Namen, E-Mail-Adresse und Anschrift und den Grund Ihrer Auszeichnung. Ihren Namen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse und Anschrift zur Kontaktaufnahme. Ihre Ehrenmitgliedschaft kann inkl. Ihres Namens und eines, von Ihnen zur Verfügung gestellten, Bilds von Ihnen in unserer Mitgliederzeitschrift (GHB), auf Social-Media, unserer Website, in unseren Newslettern und in sonstigen Presseartikeln veröffentlicht werden. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden.  

Basierend auf dem Berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO speichern wir für die Vereinshistorie Ihren Namen. 

Ehrennadelträger*innen 

Personen, die sich im Rahmen des Vereinsgeschehens bzw. im Rahmen des Vereinsinteresses besonders verdient gemacht haben, können auf Vorschlag eine Ehrung bzw. Auszeichnung in Form einer Ehrennadel verliehen bekommen. Eine namentliche Liste aller Ehrennadelträger*innen ist allen Mitgliedern des Vereins zugänglich. Als Rechtsgrundlage stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 

Ihre Auszeichnung und deren Begründung kann inkl. Ihres Namens und eines, von Ihnen zur Verfügung gestellten, Bilds von Ihnen in unserer Mitgliederzeitschrift (GHB), auf Social-Media, unserer Website, in unseren Newslettern und in sonstigen Presseartikeln veröffentlicht werden. Wir veröffentlichen Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

AG-Mitglieder 

Amtsträger des BPhD e. V. können Arbeitsgemeinschaften gründen. Für eine erleichterte Kommunikation können von langfristigen AG-Mitgliedern Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer erhoben werden. Ihren Namen benötigen wir für die persönliche Anrede sowie zur Wahrung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer zur Kontaktaufnahme. Wir verarbeiten ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Umfragen 

Umfragen werden über die Plattform Microsoft Forms (Microsoft Corporation) oder UmfrageOnline ein Tool der enuvo GmbH, Huobstrasse 10 8808, Pfäffikon SZ, Schweiz durchgeführt. Der BPhD e. V. erhebt in allgemeinen Umfragen, deren Ergebnisse wir z. B. in Pressemitteilungen und auf unserer Website veröffentlichen wollen, grundsätzlich keine Namen oder IP-Adressen (Ausnahme: Evaluation der vereinseigenen Veranstaltungen als interne Umfragen; genauere Informationen und Begründung siehe „Veranstaltungen/Tagungen“ Unterpunkt „Teilnahmezertifikate“ sowie in weiteren begründeten Ausnahmefällen). Dennoch können in den Datensätzen Rückschlüsse auf einzelne Personen nicht ausgeschlossen sein, da wir zur Einordnung und Aussagekraft der Umfrageergebnisse häufig den Studienstandort, den Studienabschnitt, Ihr Alter und Geschlecht abfragen. Im Zuge der Auswertung werden die Rohdaten so weit anonymisiert, dass keine Rückschlüsse auf Datensätze einzelner Personen möglich sind. Wir stützen uns bei diesen Erhebungen auf Ihre erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Um eine Mehrfachteilnahme zu verhindern, erheben UmfrageOnline und Microsoft Forms eine Browser-Session-ID und setzen Cookies. Dies dient insgesamt dazu, verlässliche Umfrageergebnisse zu erhalten und eine Verfälschung durch einzelne Personen auszuschließen. Rechtsgrundlage des Einsatzes dieses Angebots der Plattformen ist ebenfalls unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der BPhD e. V. erhält keinen Zugriff auf diese erhobenen IDs und Cookies. Weitere Informationen finden sie z.B. unter  

https://www.umfrageonline.com/datenschutz.  

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. 

Veröffentlichungen/Social Media Beiträge 

Auf unseren Social-Media-Kanälen, auf unseren Websites, in unseren Newslettern, in unserer Mitgliederzeitschrift (GHB) und in Pressemitteilungen können Veranstaltungen beworben werden und über Geschehnisse im Verein und auf Veranstaltungen berichtet werden. Sollten Sie Vortragende*r bzw. Organisator*in eines Workshops, Vortrags, Diskussion oder ähnlichem sein, wird vor der Veranstaltung das Thema, Ihr Name, Ihre (berufliche) Tätigkeit sowie ein von Ihnen zur Verfügung gestelltes Bild auf genannten Plattformen veröffentlicht. Dies dient der Bekanntmachung und Bewerbung der Veranstaltung. Nach Workshops, Vorträgen, Gewinnspielen, Wahlen oder Veranstaltungen, bei denen der BPhD e. V. Organisator oder beteiligt ist, können Bilder sowie Namen abgebildeter Teilnehmer*innen oder Gewinner*innen veröffentlicht werden, um über die Geschehnisse zu berichten. Rechtsgrundlage ist Ihre erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. Entsprechende Angaben werden dann aus unseren Online-Angeboten gelöscht oder geschwärzt. Eine endgültige Entfernung Ihrer Daten aus dem Internet oder bereits gedruckten und verteilten Artikeln können wir nicht gewährleisten. 

Wir weisen darauf hin, dass auf unseren Veranstaltungen Bild- und Tonmaterial aufgenommen wird, welches ebenfalls auf oben genannten Kanälen veröffentlicht werden kann. Hinweise hierzu entnehmen Sie den Aushängen auf den Veranstaltungen. 

Gewinnspiele 

Der BPhD e.V. führt auf seinen Social-Media-Kanälen, im GHB oder während Veranstaltungen Gewinnspiele durch. Über die Bedingungen, wie Sie an Gewinnspielen teilnehmen können, informieren wir Sie auf den entsprechenden Plattformen. Sollten Sie gewonnen haben, erheben wir Ihren Namen und Ihre Anschrift, um Ihnen Ihren Preis zusenden zu können. In Einzelfällen wird ein Gewinnspiel mit einem Kooperationspartner durchgeführt. Sollten unsere Partner direkt die Preise verschicken, geben wir Ihre Kontaktdaten an unsere Partner weiter. Über diesen Vorgang werden Sie im Erhebungsformular Ihrer Daten explizit informiert. Des Weiteren kann Ihr Name als gewinnende Person auf unseren Social-Media-Kanälen, in unseren Newslettern oder in GHB-Beiträten veröffentlicht werden. Ihre Kontaktdaten werden nach Erhalt des Gewinns gelöscht. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Hierfür reicht eine E-Mail an recht@bphd.de oder Sie können die Kontaktdaten im Impressum verwenden. 

Speichern und Löschen personenbezogener Daten 

Leitet der BPhD e. V. personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung an Dienstleister weiter, so sind diese an die jeweils gültigen Rechtsvorschriften gebunden. Mit unseren Dienstleistern und Auftragsverarbeitern (u. a. externen Rechenzentren), schließen wir Vertraulichkeitsverpflichtungen oder Verträge zur Auftragsverarbeitung ab, um sicherstellen zu können, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und allen weiteren Vorschriften verarbeitet werden. 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und löschen diese im Anschluss, sofern nicht andere Gründe vorliegen, die eine längere Aufbewahrung nötig machen. Anhand eines Löschkonzepts überprüfen wir regelmäßig, wann welche Daten gelöscht werden können. 

Möchten Sie Ihr Recht zur Löschung, Berichtigung, Sperrung etc. wahrnehmen, so erteilen wir Ihnen darüber Auskunft, welche Daten bei uns gespeichert sind und welche gelöscht werden können. Eine Speicherung darüber hinaus erfolgt nur, falls gesetzliche Pflichten oder ein berechtigtes Interesse einer Löschung entgegenstehen. 

Daten, die Sie an den BPhD e. V. senden, werden bei der Übertragung zu unseren eigenen Servern bzw. zu Servern von externen deutschen Rechenzentren mit dem gängigen TSL Code (Transport Layer Protocol) verschlüsselt und alle Zugriffe und Zugriffsversuche protokolliert. Mit unseren Auftragnehmern (z.B. Rechenzentren, etc.) schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung ab. 

1. Betroffenenrechte 

Sie haben als Betroffene*r folgende Rechte: 

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung 

Wenn Sie uns personenbezogene Daten überlassen haben, können Sie jederzeit: 

• gemäß Art. 15 DSGVO eine Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern, 
• gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtig gespeicherter Daten verlangen, 
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung fordern und 
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung nicht mehr benötigter Daten verlangen, sofern für vorgenannte Rechte der Zweck entfallen ist und keine geltende Rechtslage entgegensteht. 

Die Sperrung können Sie für strittige oder nicht mehr benötigte Daten beanspruchen, sofern noch eine Aufbewahrungspflicht bestehen sollte. 

Einwilligungen/Widerspruch 

Sie können gemäß Art. 7 DSGVO erteilte Einwilligungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen. 

Auch können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen, sofern diese nicht der Vertragsdurchführung dienen oder gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Näheres hierzu finden Sie auch im vorigen Kapitel „Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten“ unter „Speichern und Löschen personenbezogener Daten“. Die Kontaktdaten zur Ausübung dieser Rechte finden Sie im Kapitel „Verantwortlicher“ oder im Impressum auf dieser Website. 

Datenübertragbarkeit (Datenportabilität) 

Sie haben das Recht auf Datenübertragung (Datenportabilität), d.h. dass Sie die Daten, die Sie dem BPhD e. V. bereitgestellt haben, in einem strukturierten gängigen Format erhalten, um diese ohne Behinderung an einen anderen Anbieter übermitteln zu können. Wir bieten in unseren Verträgen hierzu verschiedene Möglichkeiten von Datentransfers, die je nach Aufwand gebührenfrei oder auch kostenpflichtig sein können. 

Durchsetzung Ihrer Rechte 

Zur Wahrung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an recht@bphd.de oder an die Kontaktdaten im Impressum. Bitte unterrichten Sie uns, falls Ihre personenbezogenen Daten unvollständig, fehlerhaft oder unrechtmäßig erfasst sein sollten, damit wir diese korrigieren, sperren oder löschen können. Abmeldungen von Newslettern können Sie auch direkt im Newsletter vornehmen. 

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde 

Wenn Sie annehmen, dass Sie bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ihren Rechten verletzt wurden, können Sie sich an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden. Diese nimmt sich der Beschwerde an und informiert Sie über das Ergebnis. Hinweise hierzu finden Sie z. B. auch auf der Website des Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit www.datenschutz-berlin.de. 

1. Analysedienste/Einbindung von Drittanbietern 

Allgemeines 

Innerhalb der BPhD e. V. Website sind Online-Angebote von Drittanbietern (z.B. Facebook, YouTube, Twitter, etc.) integriert. Bei der Einbindung von Drittanbietern stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO. Es dient der Optimierung unseres Webangebotes. 

Um auf die Inhalte der Drittanbieter zugreifen zu können, ist der Austausch der IP-Adresse technische Voraussetzung, da diese für die Darstellung der Inhalte notwendig ist. Wir haben keinen Einfluss darauf, ob Drittanbieter Ihre IP-Adresse nur zur Lieferung des Angebots verwenden. Wir sind bemüht, nur solche Anbieter auszuwählen, die die IP-Adresse nur für die Herstellung der Inhalte verwenden, jedoch haben wir keinen Einfluss darauf, ob diese Drittanbieter Ihre IP-Adresse auch für statistische oder andere Zwecke speichern. Bitte machen Sie sich mit den Datenschutzerklärungen der Anbieter vertraut, bevor Sie Dienste von Drittanbietern verwenden. Nachfolgend stellen wir Ihnen die Links zu den einzelnen Diensten zur Verfügung. 

Sie können nachfolgende Analysedienste von Drittanbietern vermeiden, indem Sie der Nutzung in unserem Consent-Banner nicht zustimmen. 

Allgemeines zu Google Webanalyse Tools 

Die BPhD e. V. Website nutzt Webanalyse Tools des Analysedienstes der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4 in Irland (kurz „Google“), um Webseiteninhalte für die Besucher unserer Website zu optimieren und attraktiv zu gestalten. 

Die Rechtgrundlage für den Einsatz der nachfolgenden Google Tools ist Art. 6 lit. f. der DSGVO. Die gesammelten Informationen werden in der Regel an einen Google Server in den USA übertragen und dort gespeichert. Zur Wahrung Ihrer Rechte anonymisieren wir jedoch Ihre IP-Adresse beim Besuch der BPhD e. V. Website. 

Da Google in unserem Auftrag Dienstleistungen, wie z.B. Analysen zu Webseitenaktivitäten, erbringt, haben wir mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Mit der Nutzung der BPhD e. V. Website erklären Sie sich damit einverstanden, dass Google mittels nachfolgender Webanalyse Tools personenbezogene Daten verarbeitet. Diese dienen jedoch ausschließlich der optimalen Gestaltung und Erreichbarkeit von BPhD e. V. Webseiteninhalten und nicht der persönlichen Identifikation der Besucher der Website. 

Sie können die Verwendung von Cookies für Analysezwecke unter folgendem Link deaktivieren: https://www.google.com/settings/ads/ 

Datenschutzhinweise Google: https://policies.google.com/privacy  

Google Analytics 

Die Website des BPhD e. V. nutzt den Webanalysedienst von Google Analytics. Analytics speichert kleine Textdateien, sog. Cookies, durch einen Internetserver auf Ihrem Rechner, die eine Analyse Ihres Nutzerverhaltens auf der BPhD e. V. Website ermöglichen. Die durch die Cookies gesammelten Informationen werden in der Regel an einen Server in den USA transferiert, ausgewertet und gespeichert. Diese Informationen werden genutzt, um die Besucherströme und Aktionen auf der Website des BPhD e. V. auszuwerten und entsprechende Berichte über die erfolgten Webseitenaktivitäten zu erstellen. Darüber hinaus können weitere Dienstleistungen für den BPhD e. V. als Webseitenbetreibenden erbracht werden. 

Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor anonymisiert. 

Sie haben die Möglichkeit, den Einsatz von Google Analytics zu verhindern, indem Sie in Ihrer Browser-Software die Speicherung von Cookies ablehnen. Dabei kann es jedoch zu Beeinträchtigungen von Funktionen einzelner Websites kommen. 

Ferner können Sie die Übertragung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Google Analytics verhindern, indem Sie die unter folgenden Links verfügbaren Browser Plug-ins herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout  

Weitere Informationen zu den Datenschutzbestimmungen von Google Angeboten finden Sie unter: http://www.google.com/analytics/learn/privacy oder  

https://support.google.com/analytics/answer/. 

Google Web Fonts 

Die BPhD e. V. Website nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web-Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web-Fonts in Ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. 

Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt. Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies/privacy/. 

v3Captcha 

Um Bot-Angriffe zu vermeiden, werden unsere Formulare durch Intuition Machines, San Francisco, California USA Service v3Captcha unterstützt. Hiermit soll sichergestellt werden, dass unsere Formulare von einem realen Nutzer und nicht von einem Computer-Bot an uns versendet werden, der E-Mail-Postfächer spammen könnte. Das Tool hCaptcha verarbeitet deshalb Daten und dient damit auch Ihrer Sicherheit. 

IP-Adressen und Geräteinformationen werden innerhalb der EU oder des EWR verschlüsselt, bevor die Daten auf einem Server in den USA verarbeitet werden. 

Links zu anderen Webseitenangeboten 

Die BPhD e. V. Website kann Links anderer Webseitenanbieter enthalten, für die abweichende Datenschutzhinweise gelten können. Aus diesem Grund kann der BPhD e. V. weder die Verantwortung für die Inhalte der Drittanbieter noch für die Folgen durch den Webseitenzugriff übernehmen. Bitte prüfen Sie deshalb, ob und wie Drittanbieter Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und beachten bitte deren Datenschutzhinweise. 

Sollten Sie in diesem Zusammenhang auf rechtswidrige Inhalte der verlinkten Seiten aufmerksam werden, bitten wir Sie um Benachrichtigung an recht@bphd.de.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Privacy Policy  

As of March 2024 

1. General  

We welcome your visit to the website of the Bundesverband der Pharmaziestudierenden in Deutschland e. V. (BPhD e. V.). As a non-profit association, we take the protection of your personal data very seriously. The following explanations regarding the implementation of data protection principles and regulations apply to all websites and services of the BPhD e. V. Any changes to the privacy policy may be necessary due to new requirements, therefore adjustments may need to be made. To protect your privacy, we adhere to the EU General Data Protection Regulation (EU GDPR), the Federal Data Protection Act (BDSG), the Telemedia Act (TMG), the Telecommunications Act (TKG), and all other relevant data protection regulations and legal requirements. We take all necessary technical and organizational measures to protect your data from loss, unauthorized access, and manipulation. Below, we explain our data protection-compliant handling of your personal data collected during your visit to our website, as well as the data we receive and process from our interested parties, members, speakers, and cooperating partners. We also provide information on how we safeguard your rights regarding your personal data. The BPhD e. V. reserves the right to change the privacy policy at any time to comply with the latest data protection requirements and insights. 

1. Terms used  

In accordance with Article 4 of the EU GDPR, the following terms are defined as follows: 

1. “personal data” means any information relating to an identified or identifiable natural person (“data subject”); an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier, or one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural, or social identity of that natural person.  

1. “processing” means any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.  

1. “restriction of processing” means the marking of stored personal data with the aim of limiting their processing in the future.  

1. “profiling” means any form of automated processing of personal data consisting of the use of personal data to evaluate certain personal aspects relating to a natural person, in particular to analyze or predict aspects concerning that natural person’s performance at work, economic situation, health, personal preferences, interests, reliability, behavior, location, or movements. 

1. “pseudonymization” means the processing of personal data in such a manner that the personal data can no longer be attributed to a specific data subject without the use of additional information, provided that such additional information is kept separately and is subject to technical and organizational measures to ensure that the personal data are not attributed to an identified or identifiable natural person.  

1. “filing system” means any structured set of personal data which are accessible according to specific criteria, whether centralized, decentralized, or dispersed on a functional or geographical basis.  

1. “controller” means the natural or legal person, public authority, agency, or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data; where the purposes and means of such processing are determined by Union or Member State law, the controller or the specific criteria for its nomination may be provided for by Union or Member State law.  

1. “processor” means a natural or legal person, public authority, agency, or other body which processes personal data on behalf of the controller.  

1. “recipient” means a natural or legal person, public authority, agency, or another body, to which the personal data are disclosed, whether a third party or not. However, public authorities which may receive personal data in the framework of a particular inquiry in accordance with Union or Member State law shall not be regarded as recipients; the processing of those data by those public authorities shall be in compliance with the applicable data protection rules according to the purposes of the processing.  

1. “third party” means a natural or legal person, public authority, agency, or body other than the data subject, controller, processor, and persons who, under the direct authority of the controller or processor, are authorized to process personal data.  

1. “consent” of the data subject means any freely given, specific, informed, and unambiguous indication of the data subject’s wishes by which he or she, by a statement or by a clear affirmative action, signifies agreement to the processing of personal data relating to him or her. 

1. Responsible Parties  

Responsible according to Art. 4 para. 7 GDPR:  

Bundesverband der Pharmaziestudierenden in Deutschland e. V. (BPhD e. V.)  

Postfach 4 03 64
10062 Berlin
Germany
Email: info@bphd.de 

Data Protection:  

recht@bphd.de 

1. Processing of Personal Data Processing  

Processes / Purpose and Recipients  

The processing of personal data serves exclusively to implement the offers of the BPhD e. V., which  

serve the fulfillment of pre-contractual measures,
are based on a contract according to Art. 6 para. 1 lit. GDPR,
comply with legal obligations according to Art. 6 para. 1 lit. c GDPR,
serve a legitimate interest according to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR,
or if consent according to Art. 6 para. 1 lit. a GDPR is given.  

Your data may be transmitted to the following recipients:  

Data processors within the meaning of Art. 28 GDPR (e.g., data centers) in the course of data processing, Other third parties within the scope of external service providers, Public authorities due to legal regulations, Third parties in the course of publications (e.g., in press articles and social media posts), Third parties (especially members and students) for contacting regarding reports, financial audits, organization of events, or similar matters. 

Visit to the BPhD e. V. Website  

In connection with your access to the BPhD e. V. website, general information (so-called server log files) is automatically logged. This includes:  

• Browser type, language, and version,  
• Operating system,  
• Name and duration of the accessed pages,  
• Date and time of access,  

• Time zone difference,  
• Names of downloaded files, and  
• Referrer URL (website from which our website is accessed),  
• Your IP (Internet Protocol) address,  
• Website from which the request comes,  
• Content of the request (specific page),  
• Access status / HTTP status code,  
• Amount of data transmitted each time.  

The statistical evaluation of the data records is done exclusively in anonymized form. Further evaluations serve the technical optimization of the website. These data are not combined with other data sources. We use WordPress (open source Automattic Inc.) as our content management platform. We rely on our legitimate interest according to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR. However, the BPhD e. V. reserves the right to subsequently review log data if there is a reasonable suspicion of unlawful use. 

Email Communication / Contact / Training Inquiry Form  

If you wish to contact us and fill out the contact form, we require information that enables us to communicate with you. This information includes at least your name and email address, and in the case of the Training Inquiry Form, the study location and the inquiring student council. We need your name for personal addressing and to safeguard your rights, your email address for contact purposes, and the location details to facilitate the conduct of the training on-site and in accordance with the financial allocations of the budget plan. Alternatively, you can contact us directly via email. All officeholders according to Articles 8, 9, and 13 of the BPhD e. V. statutes can be reached at info@bphd.de. Contact details of individual offices can also be found on our website. Depending on which office area your contact concerns, your personal information may be internally forwarded to the respective officeholders or, in the case of the Training Inquiry Form, to the possible trainers, to provide you with the most satisfactory response. We delete all information when the reason for your contact ceases to exist, your request is processed, and thus no further communication is necessary, and legal requirements do not prevent deletion. We process the information of your inquiry based on your consent given in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. You can object to the processing of your data for the future by sending an email to recht@bphd.de or the contact details provided in the imprint. We use the Microsoft offering “Outlook” as a platform for communication. Therefore, there is a forwarding of emails to this platform. We have no influence on whether and in what way Microsoft stores and evaluates data. Our approach to email communication is based on our legitimate interest according to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR. If you do not wish this, you can contact us by telephone or post at any time. Mail sent to our post box reaches our partner “Bundesvereinigung Deutscher Apothekerverbände e. V.” (ABDA) and is subsequently forwarded to the General Secretary.  

Participation in WhatsApp Groups  

For most of our events, we offer voluntary WhatsApp groups to provide our members with a platform for exchanging information and discussions. If you decide to join this group, please note that WhatsApp has its own privacy policies, and personal data may be collected and processed in accordance with these policies. Please read WhatsApp’s privacy policy for more information.  

By participating in our WhatsApp group, you agree that your phone number and other information you may have provided in your WhatsApp profile may be seen by other group members. Please note that we have no control over WhatsApp’s privacy policies and recommend consulting their privacy policy at the following link for more information: 

https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea?lang=de  

The BPhD e. V. assumes no liability for content shared within the groups. 

Events / Conferences  

In the course of registration, organization, and implementation of our events, we process personal data from you. 

At our events, film, image, and sound material will be recorded, which may be published on social media channels, in articles of the trade press, press releases, or on our website, and made available to the participants of the event afterwards. Please refer to the notices posted at the events for more information. 

General Assembly (BVT)  

As an association, the BPhD e. V. holds delegate assemblies (so-called Bundesverbandstagungen – abbreviated as BVTs) twice a year. As a participating person, we collect the following data from you:  

• Name  
• Pronouns  
• Email address  
• Gender  
• Age  
• Connection to the association (delegate, extraordinary member, guest, etc.)  
• Participation status (online, in person)  
• Study location  
• Stage of study  
• Enrollment certificate (if you are enrolled)  
• Dietary habits  
• Travel information  

We need your name and pronouns for personal addressing and to safeguard your rights, and your email address for contact purposes and dissemination of information about the event. Through the association connection, we can identify main responsible persons of each student council and possibly coordinate specific inquiries with them. For easier communication, a distribution list of all participants is created. Further information can be found under the section “Distribution Lists”. Your gender may be required for assigning sleeping accommodations, e.g., in youth hostels. Your dietary habits are used to provide suitable catering for you. The information about your arrival enables us to send you precise directions or place helpers at, for example, train stations to pick you up or hand out public transport tickets. Your age is queried when certain costs are age-related. This includes, for example, public transport tickets provided by the BPhD e. V. as the organizer or accommodation costs in youth hostels. The stage of study is queried to determine how many participants are enrolled at German universities. To track participation and attendance during the event and to be able to issue participation certificates afterward (see point Participation Certificates), there is a list where you confirm your name, study location, student status, and attendance with a signature. The list is visible to other participants.  

The list is kept until the completion and sending of the participation confirmations.  

BVTs are usually organized by full members of the BPhD e. V. Therefore, for more precise planning of the premises, allocation to individual workshops or presentations, planning of catering, and organization of the framework program, a list of all participants (including name, connection to the association, study location, dietary habits, travel information) is forwarded to the responsible members organizing the event. These organizing teams use this data exclusively in accordance with this privacy policy. 

Each participant receives a personalized attendance card to identify who belongs to the event. Your name, pronouns, and association connection (e.g., membership status or affiliated student council) are noted on this card. Furthermore, a speech number is assigned to you for the event. A corresponding list of all participants with assigned speech numbers is made available to all participants via an OpenSlides server (software by Intevation GmbH Neuer Graben 17 D-49074 Osnabrück). During the event, this platform maintains a visible speaker list in the event room using these numbers and your name. To access this server and independently submit motions, read documents, and possibly use your voting rights, an account is created for you, which includes your provided email address, your name, your association connection, possibly your study location, your participation status (online, in person), and information about your speaking rights. The access data will be sent to the provided email address.  

We delete all information and your OpenSlides account after the event, unless legal requirements prevent deletion. We process your information based on your consent given in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. You can object to the processing of your data at any time. An email to recht@bphd.de or using the contact details in the imprint is sufficient for this purpose.  

The plenary times of a BVT and previously held preliminary discussions are recorded. Speech contributions are documented with names and association connections. We rely on our legitimate interest according to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR for this.  

During a BVT, a training program in the form of a workshop always takes place. To be able to register for this, it is necessary to create an account on the website of the BPhD e. V. For registration, we need at least your name and email address. Further information is voluntary. Your name is used for personal addressing and to enforce your rights, and we need your email address for contact purposes. After entering your data, you will receive a confirmation email containing a confirmation link. By clicking on this link, you expressly consent to receiving our services (so-called double opt-in). For email dispatch, we use Postman (Postman, Inc. Attn: Legal 201 Mission Street, Suite 2375 San Francisco, CA 94105), which sends emails via SMTP-STARTTLS. The legal basis for processing your information is your consent in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. 

Participation Certificates  

Following events you attended, we can issue participation certificates. In return, the BPhD e. V. requests feedback on the event through a survey using Microsoft Forms (Microsoft Corporation). To track which participants have filled out this survey, we collect your name and email address again, which are compared with registration and attendance lists of the events. The certificate created with your name will be sent to the email address you provided. The evaluation and storage of the survey results are done exclusively in anonymized form, so that no conclusions can be drawn about statements made by individual persons.  

After the certificates are issued and the survey is evaluated, your information will be deleted, unless legal requirements prevent deletion. We process your information based on your consent given in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. You can object to the processing of your data at any time. An email to recht@bphd.de or using the contact details in the imprint is sufficient for this purpose. 

Responsible for the organization of an event (organization teams)  

For cooperation with organizing members (student councils) of the BPhD e. V., we collect information of the persons responsible for the organization of the event and helpers on site. Your name, pronouns, email address, and phone number are collected in this process. We need your name and pronouns for personal addressing and to safeguard your rights, and your email address and phone number for contact purposes. You will also receive a personalized attendance card with your name, pronouns, and function in the organization of the event.  

We delete all information after the event, unless legal requirements prevent deletion. We process your information based on your consent given in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. You can object to the processing of your data at any time. An email to recht@bphd.de or using the contact details in the imprint is sufficient for this purpose.  

Trade fair and congress tickets  

For certain events, the BPhD e. V. may receive free tickets. To obtain such a ticket, name, email address, and connection to the association (student status, extraordinary member, etc.) are requested. Your name is needed to personalize the ticket as well as for personal addressing and safeguarding your rights. Contact and ticket delivery are carried out via your email address. Your connection to the association must be queried, as certain events only offer free tickets to specific groups of people. In the course of ticket creation, your name and student status must be transmitted to the organizer. We delete all information after the registration phase ends. The processing of your data is based on your consent given in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. You can object to the processing of your data at any time. An email to recht@bphd.de or using the contact details in the imprint is sufficient for this purpose. 

 

Surveys  

Surveys are conducted using the Microsoft Forms platform (Microsoft Corporation) or UmfrageOnline, a tool by enuvo GmbH, Huobstrasse 10, 8808 Pfäffikon SZ, Switzerland. In general surveys where the results are intended to be published, such as in press releases and on our website, the BPhD e. V. does not collect names or IP addresses (exception: evaluation of the association’s own events as internal surveys; for more information and justification, see “Events/Conferences” subsection “Participation Certificates” as well as in other justified exceptional cases). However, conclusions about individual persons cannot be ruled out in the datasets, as we often collect information such as study location, study phase, age, and gender to contextualize and enhance the significance of the survey results. During evaluation, the raw data is anonymized to the extent that no conclusions can be drawn about individual persons. We base these surveys on your consent given in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. You can object to the processing of your data at any time. An email to recht@bphd.de or using the contact details in the imprint is sufficient for this purpose.  

To prevent multiple participation, UmfrageOnline and Microsoft Forms collect a browser session ID and set cookies. This is done to ensure reliable survey results and to prevent distortion by individual persons. The legal basis for the use of this platform’s service is also our legitimate interest according to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR. The BPhD e. V. does not have access to these collected IDs and cookies. For further information, please visit:  

https://www.umfrageonline.com/datenschutz.  

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.  

Publications/Social Media Posts  

On our social media channels, websites, newsletters, in our membership magazine (GHB), and in press releases, events may be advertised, and reports on events within the association and at events may be published. If you are a speaker or organizer of a workshop, lecture, discussion, or similar, the topic, your name, your (professional) activity, and a picture provided by you will be published on these platforms before the event. This is done to publicize and promote the event. After workshops, lectures, competitions, elections, or events in which the BPhD e. V. is the organizer or involved, pictures and names of participating individuals or winners may be published to report on the events. The legal basis is your consent given in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. You can object to the processing of your data at any time. An email to recht@bphd.de or using the contact details in the imprint is sufficient for this purpose. Relevant information will then be deleted or redacted from our online offerings. We cannot guarantee the final removal of your data from the internet or from articles already printed and distributed.  

We would like to point out that image and sound recordings are made at our events, which may also be published on the aforementioned channels. Please refer to the notices posted at the events for further information.  

Contests  

The BPhD e.V. conducts contests on its social media channels, in the GHB, or during events. We inform you about the conditions for participating in contests on the respective platforms. If you win, we collect your name and address to send you your prize. In individual cases, a contest may be conducted with a cooperation partner. If our partners directly send out the prizes, we will provide your contact details to our partners. You will be explicitly informed about this process in the data collection form. Furthermore, your name as the winning person may be published on our social media channels, in our newsletters, or in GHB articles. Your contact details will be deleted after receipt of the prize. We process your personal data based on your consent given in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. You can object to the processing of your data at any time. An email to recht@bphd.de or using the contact details in the imprint is sufficient for this purpose.  

Storage and Deletion of Personal Data  

If the BPhD e. V. forwards personal data to service providers as part of order processing, these are bound by the applicable legal regulations. We conclude confidentiality agreements or processing contracts with our service providers and data processors (including external data centers) to ensure that your personal data is processed in accordance with the General Data Protection Regulation (EU-GDPR) and all other regulations.  

We store your personal data until the statutory retention periods expire and delete them thereafter, unless there are other reasons that require longer storage. We regularly review when which data can be deleted based on a deletion concept.  

If you wish to exercise your right to deletion, correction, blocking, etc., we will provide you with information about which data is stored with us and which can be deleted. Storage beyond this is only carried out if legal obligations or a legitimate interest prevent deletion.  

Data that you send to the BPhD e. V. is encrypted during transmission to our own servers or to servers of external German data centers using the standard TLS code (Transport Layer Protocol), and all accesses and attempted accesses are logged. We conclude processing contracts with our contractors (e.g., data centers, etc.). 

1. Affected Rights  

As an affected individual, you have the following rights: 

Information, Correction, Deletion, Blocking  

If you have provided us with personal data, you can request at any time:  

• According to Art. 15 GDPR, information about the stored personal data,  
• According to Art. 16 GDPR, correction of incorrectly stored data,  
• According to Art. 18 GDPR, restriction of processing, and  
• According to Art. 17 GDPR, deletion of no longer needed data, provided that the purpose for the aforementioned rights has ceased to exist and no applicable legal requirements oppose it.  

You can demand blocking for disputed or no longer needed data if there is still a retention obligation. 

Consent/Objection  

You can revoke consents granted for the processing of your personal data at any time and without stating reasons according to Art. 7 GDPR.  

You can also object to the processing of your personal data according to Art. 21 GDPR, provided that they do not serve the performance of a contract or are subject to legal retention periods. Further information can also be found in the previous chapter “Processing of your personal data” under “Storage and deletion of personal data.” The contact details to exercise these rights can be found in the chapter “Responsible Party” or in the imprint on this website. 

Data Portability  

You have the right to data portability, meaning that you receive the data you provided to the BPhD e. V. in a structured, commonly used, and machine-readable format in order to transfer it to another provider without hindrance. We offer various options for data transfers in our contracts, which may be free of charge or subject to fees depending on the effort required. 

Enforcement of Your Rights  

To enforce your rights, please contact us by email at recht@bphd.de or using the contact details in the imprint. Please inform us if your personal data is incomplete, incorrect, or unlawfully processed so that we can correct, block, or delete it. You can also unsubscribe from newsletters directly in the newsletter. 

Right to Lodge a Complaint with the Supervisory Authority  

If you believe that your rights have been violated in the processing of your personal data, you can contact the responsible data protection supervisory authority. They will handle your complaint and inform you of the result. Information on this can also be found, for example, on the website of the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information at www.datenschutz-berlin.de. 

1. Analysis Services / Integration of Third-Party Providers 

General Information  

Within the BPhD e. V. website, online offerings from third-party providers (e.g., Facebook, YouTube, Twitter, etc.) are integrated. When integrating third-party providers, we rely on our legitimate interest according to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR.  

This serves to optimize our website offerings. To access the content of third-party providers, the exchange of the IP address is a technical requirement since it is necessary for displaying the content. We have no influence on whether third-party providers use your IP address only to deliver the content. We strive to select only those providers who use the IP address solely for the purpose of providing the content. However, we have no control over whether these third-party providers also store your IP address for statistical or other purposes. Please familiarize yourself with the privacy policies of the providers before using services from third parties. Below, we provide you with the links to the individual services.  

You can avoid the following third-party analysis services by not consenting to their use in our consent banner. 

General Information on Google Web Analytics Tools  

The BPhD e. V. website uses web analytics tools from the analysis service of Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4 in Ireland (short “Google”) to optimize and make website content more attractive for visitors to our website.  

The legal basis for the use of the following Google tools is Art. 6 lit. f of the GDPR. The information collected is usually transferred to a Google server in the USA and stored there. However, to protect your rights, we anonymize your IP address when you visit the BPhD e. V. website.  

Since Google provides services on our behalf, such as analyses of website activities, we have concluded a data processing agreement with Google. By using the BPhD e. V. website, you agree that Google processes personal data through the following web analytics tools. However, these serve solely for the optimal design and accessibility of BPhD e. V. website content and not for the personal identification of website visitors.  

You can deactivate the use of cookies for analytical purposes by following this link: https://www.google.com/settings/ads/  

Google Privacy Policy: https://policies.google.com/privacy  

Google Analytics  

The BPhD e. V. website uses the Google Analytics web analytics service. Analytics stores small text files, so-called cookies, through an internet server on your computer, which enable an analysis of your user behavior on the BPhD e. V. website. The information collected by the cookies is usually transferred to a server in the USA, where it is analyzed and stored. This information is used to evaluate visitor flows and actions on the BPhD e. V. website and to create corresponding reports on website activities. In addition, other services can be provided to the BPhD e. V. as the website operator.  

If IP anonymization is activated on this website, your IP address will be anonymized by Google within member states of the European Union or in other contracting states of the Agreement on the European Economic Area before transmission.  

You have the option to prevent the use of Google Analytics by rejecting the storage of cookies in your browser software. However, this may impair the functionality of individual websites.  

Furthermore, you can prevent the transmission and processing of your data by Google Analytics by downloading and installing the browser plug-ins available at the following links: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout  

For more information on Google’s privacy policies, please visit: http://www.google.com/analytics/learn/privacy or  

https://support.google.com/analytics/answer/. 

Google Web Fonts  

The BPhD e. V. website uses so-called web fonts provided by Google to ensure the uniform display of fonts. When you call up a page, your browser loads the required web fonts into its browser cache to display texts and fonts correctly.  

For this purpose, the browser you use must establish a connection to Google’s servers. This allows Google to know that our website has been accessed via your IP address. The use of Google Web Fonts is in the interest of a uniform and attractive presentation of our online offerings. This represents a legitimate interest within the meaning of Art. 6 para. 1 lit. f GDPR. If your browser does not support web fonts, a default font will be used by your computer. For more information about Google Web Fonts, please visit https://developers.google.com/fonts/faq and Google’s privacy policy: https://www.google.com/policies/privacy/.  

v3Captcha  

To prevent bot attacks, our forms are supported by v3Captcha, a service provided by Intuition Machines, San Francisco, California USA. This is intended to ensure that our forms are sent to us by a real user and not by a computer bot that could spam email inboxes. The hCaptcha tool therefore processes data and also serves your security.  

IP addresses and device information are encrypted within the EU or EEA before the data is processed on a server in the USA.  

Links to Other Website Offerings  

The BPhD e. V. website may contain links to other website providers, for which different privacy policies may apply. For this reason, BPhD e. V. cannot assume responsibility for the content of third-party providers or for the consequences of accessing websites via these links. Therefore, please check whether and how third-party providers process your personal data and please observe their privacy policies.  

If you become aware of any unlawful content on the linked pages in this context, please notify us at recht@bphd.de.